Přehled všech funkcí

Správné směrování hovorů zajistí vyšší spokojenost zákazníka, který bude lépe a rychleji obsloužen a vám poskytne více času na práci. Správné směrování vede k maximalizaci počtu hovorů vyřízených na první zavolání a minimalizaci přepojování hovorů. Směrování povede ke zvýšení dostupnosti a zastupitelnosti a minimalizaci množství informací, které musí zákazníci opakovat při dalším volání.

Webové rozhraní a oprávnění

Ovládání a nastavení systému je dostupné přes internet z webového prohlížeče, bez nutnosti instalace softwaru na počítač uživatelů či správce systému. Uživatelské role mohou mít přiřazeny různá oprávnění.

Fronty hovorů

Telefonní systém udrží na lince více volajících zákazníků, než jich v dané chvíli zvládnete obsloužit, dokud se operátoři neuvolní. Zároveň zajistí efektivní distribuci volajících mezi více pracovníků.

Nahrávat můžete všechny nebo jen určité linky. Nahrávání lze zapnout i během probíhajícího hovoru. Nahrávání hovorů zajistí:

• Možnost vrátit se ke všem informacím z hovoru
• Jednodušší předávání informací mezi kolegy
• Lepší prokazování řečených informací, nebo dohod
• Monitorování kvality práce telefonních operátorů
• Nahráváme a archivujeme i mobilní hovory

Automatické hlášky

Pomocí telefonu lze vytvořit hlášku a umístit ji na konkrétní linku. Hlášky jsou vhodné v případě, kdy dojde k výpadku služby. Zákazníci potom volají ve zvýšené míře. Může dojít k zahlcení linky nebo k vytížení pracovníků, kteří by se jinak věnovali řešení problému. Příkladem hlášky je: „Pokud voláte kvůli výpadku v lokalitě ABC, prosím zavěste. Situaci již řešíme a předpokládáme, že oprava potrvá do 14 hodin“.

Vizuální návrhář hlášek

Návrhář vám umožní, vytvořit si své vlastní hlášky zadarmo. Nebo vám můžeme ušetřit práci a hlášky vytvořit. Poskytneme vám balíček hlášek a nahrajeme je do systému.

Při použití mobilní aplikace obsahuje archiv hovorů nejenom záznamy o hovorech z pevné linky, ale i z mobilu na mobil. Historie hovorů umožňuje dohledávání konkrétních hovorů a jejich poslech. Díky statistikám volání můžete neustále vyhodnocovat telefonní provoz a optimalizovat ho. S pomocí adresáře se doplní jména k číslům v historii hovorů a v e-mailových upozorněních.

Upozornění e-mailem

Důležité informace o zmeškaných nebo obsloužených telefonech dostáváte do vaší e-mailové schránky v podobě reportu. Není potřeba se neustále hlásit do systému.

Mobilní pobočka

Pobočkový telefon doplníme mobilem a zajistíme vám mobilitu. Z mobilní pobočky můžete přepojovat a ovládat hovor pomocí tónové volby stejně, jako by byl hovor přijat na pevné lince.

PC klient

V prostřední Windows klient zobrazuje informace o volajícím a poskytuje přístup k funkcím, jako je přepojení, indikace stavu vnitřních linek, historie hovorů, či zavolání na kontakt z adresáře.

Vhodná funkce pro zrychlení a zpříjemnění práce uživatele. Pro zavolání konkrétního kontaktu stačí pouze kliknout na telefonní číslo v informačním systému. Příslušná linka u uživatele začne zvonit. Jakmile uživatel zvedne sluchátko, začne systém volat příslušné číslo.

Unikátní klikni a volej i pro mobilní telefony

Vhodné pro navolávání u firem bez pevných linek. Po kliknutí na kontakt v informačním systému se na mobilním telefonu zobrazí volání s předvyplněným číslem.

Mobilní aplikace a archiv SMS

Celý telefonní systém můžete jednoduše ovládat prostřednictvím mobilu. Potřebujete k tomu jen mobilní data (nebo připojení k wifi), naši aplikaci OptimCall a operační systém Android. Aplikace zajišťuje přístup k důležitým funkcím, jako je posílání SMS a zasílání informací o proběhlých hovorech, odeslaných nebo přijatých SMS a ovládání změny stavu uživatele. Součástí je i podpora pro volání z mobilu pod identitou pevné linky. Takový hovor může být nahráván. Součástí aplikace je i archiv SMS. Přehled o odeslaných a přijatých zprávách. Archiv SMS obsahuje přehled o přijatých a odeslaných SMS včetně SMS z mobilu.

Díky našemu řešení získáte pro své call centrum přehledný nástroj pro linku péče o zákazníky, linku podpory, hot line nebo helpdesk linku. Call centrum podporuje mnohé pokročilé funkce. Umožňuje agentovi přijímat hovory z více front současně s různými prioritami, podporuje dynamický výběr identity pro odchozí volání, přepady hovorů ve špičkách na další linky ve firmě, priority agentů dle schopností řešit danou oblast, více druhů pauz, časové omezení stavů, směrování na agenta, se kterým volající naposledy hovořil a další. Supervizor vidí okamžitý stav celého call centra a může v případě potřeby posílit provoz. Statistiky call centra vám zajistí zpětné vyhodnocení efektivity provozu call centra a efektivity agentů.

Přehled zmeškaných hovorů

• Obsloužíte 100 % volajících zákazníků
• Navolávání zmeškaných hovorů jedním klikem
• Snadné a rychlé použití
• Bez vícenásobného navolávání stejného zákazníka
• Sdílení seznamu volaných zákazníků se všemi agenty
• Notifikace o zmeškaných hovorech do e-mailu

Díky API propojíte produkty společnosti OptimSys se systémy třetích stran, jako jsou CRM systémy, help desky nebo ERP systémy. API umožňuje ukládat v reálném čase informace o hovorech do informačního systému a zobrazovat okna s informacemi o volajícím, manipulovat s probíhajícími hovory a vytvářet odchozí hovory, ovládat agenty call centra, posílat SMS a další.

Podpora pro volání z mobilu pod identitou pevné linky zajistí, že nedojde k prozrazení mobilního telefonního čísla. Hovory na mobilní telefony nelze řídit. Proto je lepší zákazníkovi dát pouze číslo pevné linky. Hovory přes pevnou linku řídit můžete. V případě, že je volaný nedostupný, může pro své číslo přiřadit informační hlášku, že volající bude obsloužen kolegy.

Budete mít pod kontrolou telefonování v oblasti prodeje, marketingu a péče o zákazníky. Hovory uložené v informačním systému získají kontext, který jim samotný telefonní systém nemůže dát. Například příslušnost hovoru ke konkrétnímu obchodnímu případu. Rovněž je možné přenést některé funkce z rozhraní telefonního systému do informačního systému tak, aby uživatel používal pouze jeden systém, a to svůj informační systém.